Políticas de protección de datos personales

Alcance:

La presente política está destinada a la protección de la información contenida en las diversas bases de datos que contienen información personal y que son administradas por IQuartil S.A.S. (En adelante “IQUARTIL S.A.S”) en todas sus sucursales y agencias dentro de la República de Colombia.

A efecto de poner en práctica las presentes políticas, la Gerencia de IQUARTIL S.A.S, ha impartido e impartirá capacitación a sus socios, empleados, contratistas y proveedores, sobre los deberes que deben cumplir con relación a los datos y sobre los derechos que les asisten a los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las presentes políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de su implementación. En todo caso, las medidas implementadas de conformidad con las presentes políticas invariablemente serán consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Identificación del responsable y encargado del tratamiento de datos personales:

IQUARTIL S.A.S, maneja varios tipos de datos y de acuerdo con ello es Responsable o encargado de acuerdo con lo siguiente:

1.- Datos recogidos mediante encuestas, sondeos entrevistas etc. por cuenta de un cliente y cuyo tratamiento y disposición final son fijados y decididos por ese cliente. En este caso IQuartil actúa como Encargado del tratamiento de datos.

2.- Datos entregados por un cliente, empleados, proveedores, visitantes y/o prospectos y cuyo tratamiento y disposición final son fijados y decididos por ese cliente. En este caso IQuartil actúa como Encargado del tratamiento de datos.

3.- Datos de clientes, empleados, proveedores, usuarios y visitantes. En este caso IQuartil actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales.

Definiciones:

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Clientes: Persona natural que reciben los servicios ofrecidos por IQUARTIL LTDA.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Marco legal:

Constitución política, artículo 15.

Ley 1581 de 2012

Decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013

Principios a aplicar en el tratamiento de datos personales

Para el tratamiento de datos personales que utilizará IQUARTIL S.A.S, se aplicaran los siguientes principios, los cuales son considerados reglas en el proceso de recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Legalidad: el tratamiento de datos personales se llevara a cabo siguientes los lineamientos de la normatividad vigente (Ver sección 4. Marco legal).
Finalidad: todos los datos recogidos del titular serán utilizados para un fin específico que será definido en cada uno de los proyectos y asesorías llevadas a cabo por IQUARTIL S.A.S. Los titulares serán informados de manera clara y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Libertad: para que sea posible llevar a cabo la recolección de datos será necesario tener la autorización previa, expresa e informada del titular.
Veracidad y calidad: la información que sea suministrada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible.
Transparencia: el titular de la información tendrá el derecho de tener la información sobre el estado actual de su información.
Acceso y circulación restringida: solo tendrán acceso a la información almacenada por IQUARTIL S.A.S aquellas personas que el titular haya autorizado.
Seguridad: el uso de la información suministrada por el titular deberá ser protegida adoptando las medidas de seguridad necesarias para evitar su perdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: los empleados y demás miembros participes de los proyectos y asesorías llevadas a cabo por IQUARTIL S.A.S reservaran la información personal que es manejada en dichas actividades.

Tratamiento y finalidad al cual serán sometidos los datos personales:

IQUARTIL S.A.S dependiendo del tipo de datos e información personal a la que tenga acceso la usará de la siguiente manera.

       1.- Datos recogidos mediante encuestas, sondeos entrevistas etc. por cuenta de un  cliente y cuyo tratamiento y disposición final son fijados y decididos por ese cliente

IQuartil S.A.S, usará los datos personales con fines de análisis estadísticos o creación de una base de datos que le será entregada al cliente quien los analizará y dispondrá de esa información. En todos los casos, los solicita y usa en virtud de un contrato con un cliente que necesite recoger información para varios propósitos como creación de líneas de base, revisión de líneas de base, investigaciones de mercado, elaboración de modelos predictivos, de inteligencia de negocios y otros que los clientes determinen.

En todos los casos se solicita autorización del encuestado para tratar sus datos. No es de interés de IQUARTIL S.A.S comercializar, promover productos o servicios a través de estos contactos.

       2.- Datos entregados por un cliente y cuyo tratamiento y  disposición final son fijados y decididos por ese cliente. En este caso IQuartil actúa como Encargado del tratamiento de datos.

 En muchos casos la información se recoge anonimizada. En otros los clientes la entregan codificada de tal manera que se proteja le identidad de la persona, En todos los casos, IQUARTIL S.A.S los solicita y usa en virtud de un contrato con un cliente que necesite el análisis de dicha información elaboración de modelos predictivos, de inteligencia de negocios y otros que los clientes determinen. No es de interés de IQUARTIL S.A.S comercializar, promover productos o servicios a través de estos contactos. En algunos casos la información recolectada puede ser considerada como sensible como son de salud, ideologías políticas o religiosas, por lo cual IQUARTIL S.A.S aplicará las medidas de seguridad necesarias y exigidas por la ley para su protección frente a la filtración de dicha información a terceros no autorizados.

      3.- Datos de clientes, empleados, proveedores. En este caso IQuartil actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales.

Esta información será utilizada por IQuartil para fines netamente administrativos y desarrollo de su actividad comercial, fines contables, fidelización de clientes, comercialización de servicios, cumplimientos de leyes laborales, certificados y referencias laborales y seguridad de las instalaciones de IQUARTIL S.A.S.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y  Adolescentes:

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, IQUARTIL S.A.S sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, IQUARTIL S.A.S deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales

IQUARTIL S.A.S recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican su acopio o lo pactado en cada contrato con el cliente. Una vez cumplidas las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, IQUARTIL S.A.S procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Derechos de los titulares:

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de IQUARTIL S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Conocer los Datos Personales sobre los cuales IQUARTIL S.A.S está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a IQUARTIL S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Ser informado por IQUARTIL S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
Solicitar a IQUARTIL S.A.S la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y IQUARTIL S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular de la información personal
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Deberes de IQUARTIL S.A.S:

IQUARTIL S.A.S entiende que la información suministrada es de propiedad de los titulares de esta y solamente ellos pueden tomar decisiones sobre ella. Por este motivo IQUARTIL S.A.S solo debe utilizar esta información personal para la finalidad informada previamente al titular y en estas políticas, de tal manera que se respeta la legislación vigente sobre la protección de datos personales.

Los siguientes son los deberes de IQUARTIL S.A.S frente a los titulares y el tratamiento de su información:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización diseñada por IQUARTIL S.A.S, la cual es otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. En muchos casos, IQUARTIL S.A.S ha conseguido el consentimiento informado de los encuestados pero estos se entregan al Responsable de la Base que es un cliente de la Empresa.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y en los casos que así se pacte en un contrato con un cliente, entregarlos a este quien actuará como Responsable de la Base.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar oportunamente la información, en la medida que sea necesario o solicitado por parte del encargado y/o Responsable de la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que está autorizado el tratamiento de sus datos.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están autorizados para entrar a ella.

Procedimientos:

Los titulares podrán consultar, actualizar, corregir y rectificar los datos personales que reposen en las diferentes bases de datos de IQUARTIL S.A.S, para lo cual deberán tener en cuenta los lineamientos previstos en el presente manual.  Las solicitudes y reclamos de que tratan el presente acápite deberán ser dirigidas a la directora de Operaciones como Oficial de Privacidad. El titular puede o no hacer uso del formato sugerido en el Anexo No. 1 de esta Política, observando en todo caso, la totalidad de requisitos consagrados para cada procedimiento específico.

Consulta: A través de este mecanismo el titular puede:

Conocer los datos personales que administra IQUARTIL S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a IQUARTIL S.A.S para el tratamiento de datos personales.
Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales.

Para este efecto, el titular deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:

Elaboración y Radicación.

El titular deberá elaborar la solicitud indicando expresamente su nombre, documento de identidad, el objeto de su solicitud y la dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones, acreditando que es el titular de la información, o que se encuentra legitimado para ello, debido al mandato o representación concedida por el titular, para lo cual deberá allegar la documentación que demuestre tal condición.

La comunicación puede ser radicada en el correo electrónico [email protected]. Una vez IQUARTIL S.A.S reciba la solicitud, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en un libro de registro. Si se trata de una solicitud física, se colocará en la copia del documento, la constancia del recibido.

Confirmación del solicitante.

Tan pronto reciba la solicitud, el titular del área administrativa verificará que quien dirigió la solicitud tiene legitimación por activa, esto es, que es el titular, el representante, apoderado o causahabiente en los términos de ley. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. En este evento, IQUARTIL S.A.S deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.

Análisis de la solicitud.

IQUARTIL S.A.S procederá a revisar la información del titular que reposa en sus bases de datos administradas, y determinará la información que considere relevante para dar una adecuada respuesta a la solicitud. Así mismo deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud.

Respuesta y Notificación.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  Vencido el término sin que pudiese atender la consulta, se informará al interesado por escrito o correo electrónico las razones del retraso y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si por algún motivo el titular no indica una dirección física o electrónica de notificaciones, y la solicitud ha sido elevada a través de correo electrónico, se dará respuesta por el mismo canal.

Reclamo: A través de este medio, el titular puede:

Solicitar la actualización y/o rectificación de datos personales que considere inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.
Advertir el incumplimiento de los deberes de IQUARTIL S.A.S como responsable del tratamiento.
Solicitar la supresión de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2.012, b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Para este efecto, el titular deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:

Elaboración y Radicación.

El titular deberá elaborar el reclamo indicando expresamente su nombre, documento de identidad, su pretensión y la dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones.  Para este efecto debe acreditar que es el titular de la información, o que se encuentra legitimado para ello, debido al mandato o representación concedida por el titular, para lo cual deberá allegar la documentación que demuestre tal condición. Igualmente se precisa que allegue las pruebas que tenga en su poder y respalden la reclamación.

La comunicación puede ser radicada mediante el correo electrónico [email protected]. Una vez IQUARTIL S.A.S reciba la solicitud, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en un libro de registro. Si se trata de una solicitud física, se colocará en la copia del documento, la constancia del recibido

Traslado en caso de incompetencia.

Es posible que el reclamo no sea dirigido al área administrativa como área competente, en este caso, quien lo reciba debe dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante. Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular y no acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentado. En este evento, se notificará esta circunstancia a la dirección física o electrónica informada.

Validación preliminar.

Una vez el funcionario competente reciba la solicitud, verificará que cumpla con el lleno de los requisitos formales dispuestos en el presente Manual, y en caso de encontrar deficiencias de este tipo, tendrá que notificarlas al solicitante por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que proceda a subsanarla. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, no se subsana las falencias anotadas, se entenderá que hay desistimiento.

Registro y estudio de fondo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Posteriormente, IQUARTIL S.A.S revisará sí existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, verbigracia:

Cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
No sea posible efectuar la eliminación del dato por orden de autoridad judicial o administrativa.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por éste.

Respuesta. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará por escrito o correo electrónico al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La notificación se hará en la dirección indicada por el peticionario, o en su defecto, por el mismo canal que se recibió el reclamo.

Autorización y consentimiento del titular.

IQUARTIL S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La manifestación de los datos del titular que serán entregados a IQUARTIL S.A.S será otorgada por medio de:

El titular de la información personal, quien debe acreditar la información que suministrara a través de los diferentes medios que disponga IQUARTIL S.A.S para este fin.
Los causahabientes del titular que deben certificar esta condición.
El representante y/o apoderado del titular quien debe certificar esta condición.
Otro a favor a quien el titular haya estipulado.

IQUARTIL S.A.S contara con diferentes medios que permitan la generación de la autorización y/o consentimiento como documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita la recolección de la información de manera inequívoca. Esta información será pedida al titular por parte de IQUARTIL S.A.S de manera previa a la toma de datos personales.

Este consentimiento será almacenado con la tecnología y otros recursos que estén al alcance para proteger los datos suministrados por el titular, asegurando la información acerca de la fecha, hora y lugar donde se obtuvo ésta.

Los titulares de la información tienen el derecho de revocar este consentimiento mientras no lo impida un requerimiento legal o contractual. IQUARTIL S.A.S establecerá los medios necesarios a los titulares para llevar a cabo este proceso de manera sencilla y gratuita. La revocatoria podrá hacerse de manera parcial o total dependiendo de la manera en que afecte el proceso llevado a cabo por IQUARTIL S.A.S en cuanto a la manera en que estaba siendo usada esta información.

Con relación a los datos recolectados antes de la expedición de las presentes políticas IQUARTIL S.A.S hará sus mejores esfuerzos para solicitar la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales y pondrá en conocimiento de estos las presentes políticas a través de su página de Internet.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación del citado mecanismo de comunicación el Titular no ha contactado a IQUARTIL S.A.S para solicitar la supresión de sus datos personales, IQUARTIL S.A.S podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular de la información personal acerca del tratamiento de sus datos. Por medio de este formato se da aviso al titular sobre las políticas de IQUARTIL S.A.S sobre el tratamiento de información personal que le serán aplicadas, la forma en que se pueden acceder a ellas y las características del tratamiento de la información personal.

Este aviso deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del encargado del tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual será sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los derechos del titular.
Los mecanismo generales dispuestos por el encargado para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

Vigencia:

La presente política rige a partir del 1 de enero de 2014, con actualizaciones y cambios en los días 13 de julio de 2017 y 25 de enero de 2018, y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar con anterioridad en IQUARTIL S.A.S. En cuanto al periodo de vigencia de las bases de datos, está estará sujeta a los términos contractuales fijados con cada encargado de su tratamiento, o siguiendo las normas legales que puedan regir algunas bases de datos.